Ульяна Савина. С чего начать?

Ульяна Савина

  • Заместитель начальника Управления НК Роснефть
  • заместитель директора по персоналу Рязанской нефтеперерабатывающей компании
  • 11 лет управленческого опыта

 

Первые шаги начинающего руководителя.

С чего начать? Конечно с цели. Полагаю, мне не имеет смысла пересказывать сейчас литературу по менеджменту в части вопросов целеполагания. Но парой практических советов считаю нужным поделиться.

1. Итак, постановка цели. Где же взять информацию?

Если Вы возглавляете основную функцию компании, вы легко можете трансформировать свою цель из стратегических целей компании. Уточните, каковы стратегические цели вашей компании, как ваше подразделение участвует в достижении этих целей. Какое место оно занимает в общем бизнес-процессе. Если ваша функция – сервисная (вспомогательная), то ваши цели как минимум не должны стратегии противоречить, а в идеале должны быть направлены на максимальное выполнение целей основными подразделениями.

Далее, можно оттолкнуться от ожиданий руководства в постановке целей для себя и подразделения. Когда новый сотрудник назначается на должность, как правило руководитель формулирует ему некоторые ожидания. К сожалению, не всегда руководство излагает свои ожидания именно как цели. Порой это просто некое желание улучшения. Здесь придется поработать над прояснением своих целей. Не стесняйтесь задать вопросы: Как сейчас работает функция? Что сейчас не устраивает в бизнес-процессе? Что руководитель хочет видеть на выходе? Даже если руководитель сформулировал именно цель, например, «нужна реструктуризация», не стесняйтесь задать ему уточняющие вопросы. Какие проблемы должны решиться с достижением этой цели? Для чего нужна реструктуризация? Старайтесь при формировании целей идти от проблем, которые нужно решить. Возможно в совместном обсуждении вы эти цели переформулируете. Ведь ваш руководитель (например, генеральный директор или собственник) может в деталях не знать вашу функцию и не владеть инструментарием так же хорошо, как Вы.

Еще один источник – коллеги. Если ваша функция является сервисной, поговорите с коллегами, для которых вы оказываете свою услугу внутри компании. Довольны ли они работой вашего подразделения? Какие у них есть насущные проблемы?

Получив первичную информацию из всех возможных источников, вы наверняка сможете сформулировать для себя несколько целей, трансформировать их в задачи и составить примерный план реализации.

Не забудьте обсудить свои планы с руководителем, правильно ли вы трансформировали его пожелания в задачи подразделения, и устраивает ли его расстановка приоритетов. Ваш план не противоречит стратегии компании, он будет работать на ее выполнение? Тогда вперед!

2. Годовой календарь. В начале работы (и далее ежегодно) очень полезно сделать себе календарь руководителя. В любой работе есть какие-то регулярные задачи. Для меня такими задачами были ежегодное премирование, ежегодный обзор рынка труда, ежегодный пересмотр заработной платы, ежегодное бизнес-планирование и тому подобное.

Если Вы стали руководителем в новой для тебя компании и еще не знаете, как в ней всё устроено, поговорите со своим начальником, поговорите с сотрудниками, сразу уточните, какие регулярные задачи Вы будете решать. Это очень помогает организовать себя, не забыть о важных вещах, закопавшись в рутине или актуальных проектах.

Не забудьте эти регулярные задачи вписать в свой план действий (см. п1).

Имея такой календарь руководителя, я могла более точно и грамотно планировать работу подразделения. Например, на время, в которое у меня было бизнес-планирование (ежегодная задача), я не ставила другие значимые проекты. Потому что знала, что бизнес-планирование – это долго, серьёзно, требует большого количества времени.

Календарь помогает заранее видеть, когда будут важные объёмные задачи. Соответственно, у Вас будет значительно меньше непредсказуемых дел, падающих, как снег на голову, Вы будете к ним готовы.

Я такой календарь вела в программе Outlook – в ней очень удобно ставить задачи, напоминания и отмечать выполненное (это самое приятное). О том, как планировать время, в том числе и с помощью Outlook, очень много пишет Глеб Архангельский – думаю, его книги будут полезны начинающим руководителям.

Ну все, планы построены, теперь выполняем.

3. Командная работа. Для начинающего руководителя особенно важно опираться на свою команду. Самое главное – не считать с первых шагов, что Вы всё знаете и всё умеете. Если хотите адаптироваться в новой должности, не стесняйтесь задавать вопросы людям, которые уже работают. Важно помнить, если Вас поставили организовывать процесс, Вы не всегда можете глубоко знать детали, но их всегда можно уточнить у коллег.

Когда я стала начальником, я была самая молодая в подразделении, которым должна была руководить. Чтобы как можно быстрее освоиться в должности, я проводила командные совещания, и это очень мне помогало. Сообщала сотрудникам задачи, которые стоят перед подразделением, и мы совместно продумывали план мероприятий, решали, кто что будет делать и в какие сроки.

Это решает несколько проблем. Во-первых, я сама более четко понимала, что нужно делать. Выстраивался пошаговый план действий. Во-вторых, люди видели и обозначали детали, которых я просто не знала – я не сталкивалась с ними, как руководитель, тогда как сотрудники, профессионалы в своём деле, и знали, и предвидели их. В-третьих, мне не приходилось приказывать людям, отдавать директивные указания. Потому что они с самого начала и видели цель, и принимали участие в постановке задач и сроков. С самого начала они работали над проектом командой, видя, кто за что отвечает. Часто сотрудники сами вызывались решать задачи, которые им были интересны.

Самое важное – найти общий язык со своими людьми, они всегда помогут и подскажут. Если ваши сотрудники с удовольствием будут работать под Вашим руководством, то всё будет получаться.

Чтобы сотрудники работали с удовольствием

1.Если не знаешь – спроси. Не стесняйтесь спросить совета. Когда вы у своих сотрудников спрашиваете их мнение, что сделать, как сделать и почему именно так, они, во-первых, чувствуют себя вовлеченными, во-вторых, видят, что Вы признаете их, как профессионалов. Это всегда приятно, это отлично мотивирует.

2. Говори людям, как хорошо они работают. Не бойтесь говорить «спасибо». Не надо стесняться благодарить за профессионализм, за реализованные проекты. Я своих сотрудников ежегодно собирала. Наш KPI предусматривал ежегодные встречи с обратной связью, где в обязательном порядке сотруднику нужно было говорить, что он делает хорошо, какие у него есть зоны развития. Но даже за рамками этой системы я собирала своих людей всех вместе в конце года и говорила, что нам удалось сделать как команде. Я показывала, как я горжусь нашей совместной работой. После этого я говорила «спасибо» каждому лично, причём при всех, а не на индивидуальной встрече. И это тоже здорово их мотивировало. Я была благодарна им за работу.

3. Анализ прошлого опыта и план на будущее. Обязательно нужно говорить людям, чего они достигли, и обозначать, что мы вместе, командой будем делать в следующем году. Вашим сотрудникам, как и Вам, важно чувствовать, что они не просто ходят на работу за зарплатой, они совместно реализуют важные процессы, они нужны и важны.

Совет от Ульяны Савиной:

Помните про свои цели (см. п 1). Очень многие руководители погружаются в рутину, в текущие дела, боятся делегировать какие-то свои обязанности, всё перепроверяют за своими подчиненными – это «болезнь» многих новичков. Страшно отпустить. Делегируйте и контролируйте точечно! Вы должны заниматься стратегическими задачами, иначе провалите те функции, на которые вас назначили. Если вы поставлены организовывать процесс, вы должен видеть его сверху, а не изнутри.

Ну и самое главное – будьте людьми! Прежде всего вы – люди, а уж потом – руководители.


Стали руководителем? Приходите учиться, чтобы старт был эффективным.

Первый год руководителя: как разобраться с делами

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Заказать обратный звонок