Кейс: Что делать с офис-менеджером?

как поступить руководителюУ начинающих руководителей есть такая возможность – получить консультацию или совет. Получили вопрос. Публикуем анонимно с разрешения автора. Ждем ваших ответов.
————————————————————

По окончании испытательного срока случился радостный момент, и я стал директором филиала.

И сразу же начались проблемы с нашим сотрудником офис-менеджером. Меня не устраивает его работа. Т.к. исторически получилось так, что взяли человека офис менеджером, а по факту он выполняет много обязанностей специалиста по обслуживанию клиентов. Это дает ему надежду, что его переведут окончательно специалистом по обслуживанию клиентов и на основании этого он просто “забивает” на работу офис менеджера. Прошлого директора это по всей видимости устраивало. (Может быть потому что, он был все время в разъездах и скорее был номинально директором филиала, а по существу выполнял другие обязанности и в филиале появлялся периодически).

И когда я стал требовать от офис-менеджера своих обязанностей, пошел конфликт, который перешел в ползучий саботаж выполняемой для меня работы с его стороны.

И я понимаю, что наладить отношения уже не получится, так как с его стороны нет для этого абсолютного желание. Уволить я его не могу. т.к. головное предприятие не понимает сути моих претензий и вообще, конечно, не очень хочет связываться с этим вопросом. И работать с ним у меня явно не получится. Он всячески позиционирует себя как человек не из моей команды. Более того, я вижу, что в любой момент он может подставить меня перед руководством.

Что тут можно сделать?

И вытекающее из этого. Недавно принял решение перевести специалиста с одной должности на другую – выше. Специалист дал согласие. Но когда все документы были готовы, отказался, мотивируя тем, что боится ответственности на новой должности и вообще не хочет бросать старую работу. И я на 100% уверен, что это работа офис-менеджера. Так как работник, который планировался к переводу, очень подвержен его влиянию. Вот сейчас думаю, как это объяснять руководству.

Офис менеджер абсолютно не лояльный сотрудник.
Я говорил с ним четыре раза с тем , что бы выяснить его позицию.
У него позиция такая: он хочет работать специалистом, при том у него очень специфическое понятие этого. Под этим он понимает, что он будет выполнять те обязанности, которые он хочет, а я ему не должен указывать, что делать. И вообще он и не собирается работать со мной в одной команде.
У него одно желание – сделай меня специалистом, я буду сидеть там, копошиться сам по себе, и отстань от меня.
Данный специалист, работая в Excel, считает все цифры на калькуляторе. Потому что не знает формул.

А началось всё с того, что еще в начале весны я обратил внимание на то, что в офисе постоянно происходят перебои с водой в кулере, к моменту её окончания никогда не было заказано новой. И заказывали ее почему-то специалисты технической поддержки.

Вы скажете, это мелочь. Возможно. Но я не понимаю, почему специалисты высокой квалификации должны тратить свое рабочее время на поиск номера телефона и последующего заказа воды. Тем более когда для этого есть специальный человек. Да, собственно, тогда я и сам думал, что это мелочь. Я просто указал офис-менеджеру на то, что она должна обеспечивать наличие воды. На что получил совершенно странную для меня реакцию – слёзы, она не понимала, о чем я. В том, что воду заказывает тех. поддержка, нет ничего страшного, по её мнению. И заключительные слова: «Я обижена!» Сказать, что я был удивлен такой реакцией, значит ничего не сказать.

Дальше больше. И сейчас я просто понимаю, что совместно работать у нас не получится в принципе.
Ну разве если действительно сделать ее специалистом и оставить в покое, что бы она работала сама по себе.

Я прекрасно понимаю, что сам виноват в сложившийся ситуации. Не так, как надо, по всей видимости, себя повел. Но не понимаю, что надо делать в сложившийся ситуации.

Анонимно

2 комментариев. Оставить новый

Кириллыч
31.08.2017 02:34

Здравствуйте, коллеги!
Вижу решение сложившейся ситуации так:
1. Утверждаем / обновляем штатку (кого и сколько в принципе должно у вас быть для решения задач, которые стоят перед вашим подразделением)
2. Прописываем / обновляем должностные инструкции всех сотрудников с ознакомлением под роспись (доводим до коллег кому за что отвечать)
3. Обязательно актуализируем положение по зарплате, где прописываем преславутые kpi (эти kpi будут определять увеличение или снижение переменной части зарплаты сотрудника по итогам выполнения закрепленных за ним обязанностей на конец месяца)
Подготовка завершена, теперь к решению ситуации.
Во-первых, никаких открытых конфликтов и саботажа с вашей стороны быть не должно: вы босс, все решения только в рамках правового поля. Прежде, чем “принимать в штат” специалиста-добровольца (в лице вашего проблемного сотрудника) проведите проверку кандидата на проф.пригодность. Проверка может быть в виде теста, а может и в виде стажировки на выбранный вами период. На период проверки сотрудник обязан выполнять определенные задачи, предоставлять вам или непосредственному руководителю все необходимые отчеты. По итогам будет ясно, может данный сотрудник выполнять те обязанности, которые предполагает должность специалиста или нет. Вот вам и аргументация для своего руководства в части держать данного сотрудника на работе или нет. Ну а если тест пройден, оценивайте работу строго по схеме вашей мотивации, спрашивайте с него то, что положено в рамках обязанностей. Не понимает вас сотрудник или не хочет понимать: объясните последствия для работника, сделайте предупреждение или выговор. И никто не упрекнет вас в предвзятом отношении к сотруднику: вы требуете ровно то, что указано в обязанностях.
Удачи!

Ответить
Катерина
30.08.2017 11:53

Уважаемый начальник филиала:), пожалуйста, пишите без ошибок, тяжело читать.
Удивляет, что вы не можете построить работу своей команды, пытаетесь обсудить “саботаж” своего сотрудника с руководством.
Если судить по длинному тексту, никаких своих чётких требований к работе коллеги вы сформулировать не смогли. Более того, вы не определились, это М или Ж.
Попробуйте чётко, лучше письменно по пунктам, сформулировать сначала для себя задачи обеих должностных позиций(кстати, в компании должны быть чёткие должностные обязанности каждого сотрудника!), понять, стоит ли использовать человека как хозяйственника или всё-таки у него отлично получается работать с заказчиками. Обязательно потом обсудить это с человеком и предложить выбор, приведя аргументы, а не свои эмоции.

Ответить

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Заказать обратный звонок