Информационная гигиена

Важный навык руководителя – управление временем. Но есть ещё более важный. Этот навык – управление информацией. Кажется, что это какая-то ерунда, но я сейчас поясню. Всё на самом деле серьезно.

На днях я переписывалась с коллегой-руководителем. Хотела привести скрин переписки, но там слишком много, так скажем, чересчур эмоциональных выражений, поэтому перескажу вкратце:
С коммуникациями беда. Как??? Как работать, если везде эти коммуникации!!!!??? Вотсап, Телеграм, Вайбер, Скайп, почта, инстаграм, телефон рабочий и личный, переписка в CRM. Всё вечно звонит и пиликает, всё сыпется туда, все пишут. Кто не пишет – тот постоянно приходит со своими мыслями. Я пыталась разделить по мессенджерам – тут рабочее, там – личное. Но вот как угадать, куда напишет директор и будет потом недоумевать, почему я молчу? Я разрываюсь, мне некогда работать.
Ну и что делать в такой ситуации? Брать управление информацией в свои руки.
Напишу несколько рекомендаций, которые касаются исключительно общения. Понятно, что это не исчерпывает тему информационной гигиены, но если им следовать, жить станет легче.
  • Создай свои правила работы с информацией. Сообщи эти правила заинтересованным лицам. И самое главное – СТРОГО им следуй.
Например, запланируй в своём календаре время на работу с почтой. Это может быть несколько временных интервалов в течение дня. Например, так:
Это время будет посвящено только почте. Ну а если справишься раньше – попьешь чай.
Что значит работа с почтой?
Это реакция на всё, что пришло тебе + письма, которые ты хотел написать сам. Не обязательно выделять для этого час – всё зависит от нагрузки на твою почту, здесь уж решай. Даже трижды в день не обязательно – мне хватает и двух таких блоков в сутки. Но при этом работа должна быть довольно качественной.
Еще удобнее работать с почтой, если письма в ней сортируются по темам/проектам/людям. Можно настроить правила, по которым письма сразу будут падать в новую папку. Например, папка «Директор» для писем понятно от кого. И именно с неё ты будешь начинать работу.
К почте можно обращаться не только в выделенное для неё время, но и во время, отведенное конкретному проекту. Только в этом случае заглядывать нужно только в письма об этом проекте. Для все других – своё время.
По аналогии с почтой установи время для работы со всеми мессенджерами.
  • Никаких соцсетей, если это напрямую не связано с работой.
То есть если ты SMM-руководитель, понятно, что соцсети – это твоё рабочее пространство. Но если ты занимаешься совершенно другими вещами, уходи из соцсетей. Переводи общение с коллегами и подрядчиками, если они пишут там, в другое место. Например, в почту. И сообщи им, в какое время они гарантированно получат ответ (к этому времени ты уже сделаешь расписание).
Почему из сотсетей нужно уйти?
Потому что совершенно внезапно ты можешь обнаружить себя, читающего комментарии к какому-то ненужному посту. Или просто так листающим ленту. Ведь это время для решения совсем других задач. В конце концов, это время оплачивает твой работодатель.
Бывает, самостоятельно уйти из соцсетей трудно (формируется что-то типа зависимости, по себе знаю). Установи себе приложение SelfControl, настрой в нем отвлекающие сайты, настрой время блокировки. И оно никуда тебя не пустит. Поможет организовать твою коммуникацию, так сказать ☺ Приложение отличное, сама пользуюсь.
  • Отключи уведомления
Уже даже психологи, исследуя тему эмоционального истощения, выяснили, что гаджеты приводят к сильному стрессу (а отсюда утомляемость, синдром дефицита внимания и другие прелести), если в них включены уведомления. Оно и понятно – можно ли сидеть ровно, когда то и дело что-нибудь звенит, брякает, кукует? Ты уже на автомате будешь заглядывать в экран и дёргаться – вдруг там что-то важное.
 
Отключи ВСЕ уведомления мессенджеров. И, как я уже писала в п.1, выдели время для работы с ними.
Ну если вдруг там тебе пишет директор, настрой уведомления только для него. Для остальных – по расписанию.
  • Научи всех твоим правилам
Например:
По нерабочим вопросам отвечаю в нерабочее время. Вы можете писать, я обязательно отвечу, но после 18.00
По рабочим вопросам я отвечаю только в рабочем мессенджере. Если тебе коллега пишет в вотсапе, а у вас у всех установлен битрикс и вы переписываетесь там, отвечай на его вопрос из вотсапа в битриксе. Очень скоро он уловит это правило и будет писать тебе только там. Очень скоро они все будут писать только там, где ты будешь отвечать, так что ты сможешь собрать всех людей по одному вопросу в нужном именно тебе месте.
У тебя есть свои планы и расписание. Например, приходит к тебе коллега обсудить идею. Вот прямо сейчас, как только она пришла в голову. А ты открываешь свой календарь и говоришь: «Хм…. Вот как раз через 2,5 часа у меня есть время, чтобы качественно с тобой поговорить об этом». Коллега не обидится. Коллега поймет, что ты специально для него время выделяешь. Ну еще увидит, что ты человек опытный, мудрый, обязательный, раз у тебя все по полочкам. А значит, и положиться на тебя можно, а не только поболтать.
Есть люди, которые во многих вопросах куда лучше тебя. Вот к ним и отправляй тех, кто почему-то приходит к тебе. Например пришел к тебе человек из соседнего отдела посовещаться, как организовать доставку клиенту. А ты этого человека отправляешь к своему сотруднику, потому что он в этих вопросах лучше тебя разбирается. И в следующий раз тоже к сотруднику. На третий раз к тебе уже не придут – придут к сотруднику, а тебе не придется работать эдаким стрелочником.
  • Помни, что все проблемы – в твоей голове
Все они на самом деле куда легче, чем кажется. И от того, что ты ответил в мессенджере не сразу же, а через час, точно никто не умрет. И даже ты.
Вот это всё я и называю информационной гигиеной. Информационными потоками умеет управлять КАЖДЫЙ успешный руководитель. А у тебя как?
Мария Цуркан
школа руководителя, обучение руководителей, я начальник, корпоративное обучение, курсы управления

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Заказать обратный звонок Do NOT follow this link or you will be banned from the site!